如果你經常撰寫報告、學術論文或專業文件， Word 的追蹤更改功能成為不可或缺的助手借助此功能，您可以查看、修正和協商每一項修改，而不會遺失文字的原始版本。
雖然乍看之下可能有點令人困惑，但一旦你理解了它的運作方式，一切就迎刃而解了。 這是一個非常簡單的工具，可以節省很多時間。 當多人參與審查一份文件時，讓我們一步一步地看看如何像專業校對員一樣，從頭開始最大限度地利用它。
Word中的「追蹤更改」功能究竟是什麼？
「追蹤更改」是 Word 的功能， 記錄對文件所做的所有修改：新增了文字、刪除了文字、格式變更（粗體、大小、樣式），以及審查者的註解和註解。
修改內容並非直接替換原有內容， Word 會將它們以修訂標記的形式直觀地顯示出來。刪除的內容可能會顯示為劃線，新增的內容可能會顯示為下劃線或不同顏色，格式變更會以頁邊註釋或氣泡的形式顯示。
此外，每個審閱者都可以被分配不同的顏色，以便： 很容易就能確定每處改動是由誰做的。這樣一來，變更追蹤就變成了真正的“編輯歷史”，比保存相同文件的上千個版本要清晰得多，也更容易管理。
它廣泛應用於校對、風格編輯、翻譯、研究論文、手冊以及一般領域。 任何必須經過多人審核才能最終定稿的文件.
為什麼變更控制值得使用
主要優勢在於透明度： 所有修改均有完整記錄。作者總是能查看哪些內容被修改過，修改過的位置以及修改依據是什麼標準。
它還能大大改善團隊合作，因為 它允許多人同時審閱同一文件而不會發生衝突。每個人都提交自己的建議，之後由某人決定哪些建議被採納，哪些建議被拒絕。
透過作為連續記錄的功能， 它能讓你在腦海中「回顧」並理解修正過程。透過對比修改前後的句子，作者可以發現問題所在。這具有強烈的教學意義：作者可以看到自己的錯誤被劃掉，旁邊就是修改過的解決方案。
最後，它還能防止重要資訊的遺失。它不會簡單地覆蓋現有數據， 所有提出的變更都會一直顯示，直到有人接受或拒絕為止。任何事物都無法徹底抹去而不留下痕跡。
如何在 Word 中啟用和停用追蹤變更功能
要開始使用此功能，首先需要了解如何開啟和關閉它。雖然不同版本的介面可能略有差異，但原理相同。 現代詞: 所有操作均可透過頂部功能區中的「審閱」標籤進行管理。.
打開文件並轉到選項卡 要審查您會看到一個名為「追蹤變更」的按鈕，有時還會有一個下拉式選單，其中包含「修訂選項」或類似內容。 按下該按鈕即可啟動所有已修改的記錄功能。從那一刻起，你刪除或添加的任何字母都會被標記。
在某些版本中，您可以選擇是否啟用追蹤功能。 適用於文件的所有用戶，還是僅適用於您的會話如果多人共享文件，並且您想要控制誰記錄更改，這將非常有用。
要停用它，操作步驟相同，但方向相反： 返回「審閱」選項卡，取消選取「追蹤變更」按鈕這樣一來，從現在開始你所做的任何編輯都不會再被記錄為一次修改。
請記住，即使您停用它， 截至目前為止註冊的所有商標仍將在文件中可見。 直到您接受或拒絕它們為止。停用此功能只會阻止記錄新的變更。
評論的顯示方式：評分、氣泡和匯率
避免精神崩潰的關鍵之一是理解這一點。 同樣的評論可以用不同的方式查看。Word 不僅會記錄你所做的更改，還可以讓你決定如何在螢幕上查看這些更改。
選項卡 要審查 您會找到一個選單（根據版本不同，它可能被稱為“顯示以供審閱”或類似名稱），您可以從中選擇顯示模式。通常您會看到以下主要選項，這些選項在各個版本中都非常相似：
- 簡單修改： 你看到的文件幾乎就像是最終版本，但頁邊空白處有一條線或標記，表示有變更。 既能舒適地閱讀，又能知道它的出版地，非常理想。.
- 所有評論： 所有變更都會顯示在正文中或頁邊空白處的氣泡中。 這是最詳細的選項，通常也是預設選項。.
- 暫無評論： 文件呈現方式就好像所有更改都已被接受一樣，沒有任何標記。 這只是為了讓您了解最終文字的樣式。但評論仍然存在，只是被隱藏起來了。
- 原文： Word 會顯示您開始審閱文件之前的狀態，隱藏之後所做的任何變更。 非常方便快速比較前後對比。.
除了全域顯示模式之外，您還可以使用選單進一步細化顯示內容。 變更和修訂控制選項 或點選“顯示品牌”。您可以在此處啟用或停用特定類型的品牌：
- 插入和刪除： 它可以顯示或隱藏已新增和已刪除的文字。 如果您只想了解內容方面發生了哪些變化，那麼本部分至關重要。.
- 格式： 標記更改，例如粗體、斜體、字體大小或樣式。 如果視覺標記過多，讓你感到困擾，你可以將其關閉。.
- 氣球評測： 決定更改是以嵌入文字的形式顯示，還是以氣泡的形式顯示在頁邊空白處。 當有很多修改意見時，氣泡標註有助於提高文件的可讀性。.
- 僅限氣球格式： 中間選項 僅向氣球發送格式修改並將插入和刪除操作保留在網路上。
- 數位筆輸入： 在觸控裝置上或使用觸控筆時，您可以顯示或隱藏手繪標記。 如果您在平板電腦或觸控螢幕上進行糾錯，這將非常實用。.
正如你所看到的，同一份文件看起來可以是“乾淨的”，也可以是滿是標記的，這取決於你選擇顯示什麼。 嘗試使用這些選項可以幫助你在複習時避免感到不知所措。.
按類型和評論者查看品牌
當一份文件經手多人時，你通常會想知道 誰觸摸了什麼，並決定在任何特定時間看到哪些變化。Word也能輕鬆涵蓋這部分內容。
在同一個“顯示品牌”選單中，您有一個名為“ 校對員 （或類似選項）。展開後，您將看到一個列表，其中列出了所有參與過該文件處理的人員姓名，以及「所有審閱者」選項。
如果您勾選或取消勾選每個名稱， 您可以篩選文件中顯示的修訂版本。例如，您可以只顯示校對員的校樣，以便準確了解他們的工作內容；或者，如果某個合作者的校樣分散了您的注意力，您可以暫時隱藏他們的校樣。
當審核層級較多時，此功能尤其有用： 你可以一次只專注於一位審查者。接受或拒絕他們的提議，然後繼續下一個提議，不要把所有事情搞混。
將此篩選條件與品牌類型（插入語、格式等）結合使用 您可以建立自己的「自訂評論檢視」。在每個工作階段，準確地教你所需的一切。
可以逐一接受更改，也可以一次接受所有更改。
關鍵時刻到了：你收到了一份充滿建議的文件，現在你必須做出決定。 哪些東西你會保留，哪些東西你會丟棄。這就是「審核」標籤上的「接受」和「拒絕」選項的作用。
最基本的審閱方法是逐行審閱更改。您可以雙擊特定標記或將遊標放在其上，然後在選項卡中進行審閱。 要審查使用按鈕 接受這項變更將應用於文本，品牌標識將消失。
文字優惠 同一命令的不同變體這一點值得了解：
- 接受現實，然後繼續下一個問題： 確認目前更改，並將遊標自動移動到下一個標記。 非常適合清理文檔，不會遺漏任何內容。.
- 接受插入、接受刪除或接受更改： 它們僅用於驗證您選擇的內容，而不會跳到下一個標記。.
- 接受所顯示的一切： 請注意，如果您隱藏了某些評論者品牌，則只有您目前正在查看的品牌才會被接受。.
- 接受對文檔的所有變更： 決定保留所有內容後，這是清理文字最快的方法。.
- 全部接受並停止跟蹤： 該文件將作為最終版本，您之後所做的任何編輯將不再計入修訂。.
如果您在尚未做出決定的情況下，想要隨時更換品牌， 您可以使用「上一頁」和「下一頁」圖示。 （也可在「審閱」標籤中查看）。它們讓您可以輕鬆瀏覽更改。
拒絕那些不能讓你信服的改變。
有時拼字檢查器會建議修改句子，但你希望保持原樣。在這種情況下， 拒絕更改會將文字還原為原始版本。彷彿從未經過編輯過。
此操作流程與接受變更非常相似：您選擇要確認的變更（透過按一下或使用「上一個/下一個」按鈕移動），然後使用按鈕。 拒絕 在「審核」標籤上。
再次，他們被提供 可根據您的工作方式進行調整的選項:
- 拒絕並繼續下一個： 這是按順序查看整個文件最便捷的方法。.
- 拒絕插入、拒絕刪除或拒絕更改： 無需轉向下一個品牌.
- 拒絕顯示的所有內容： 如果您已篩選特定類型的評論者或品牌，則只會刪除這些評論者或品牌。.
- 拒絕對文檔的所有更改： 僅當您絕對確定不想保留任何修改時才使用此功能。.
- 拒絕所有請求並停止追蹤： 文件狀態保持不變，就好像該工具從未啟動過一樣。.
如您所見，Word 既允許非常詳細的審閱，可以逐一接受或拒絕，也可以批量做出全局決定。 關鍵在於根據你的複習進度，將各種選項結合。.
評論：澄清、問題和備註
除了修改文字之外，通常還需要 解釋提出修改意見的原因，或向作者提出問題。這就是評論的作用，它們與變更追蹤密不可分。
要插入新評論，請用滑鼠選擇要評論的單字、短語或段落，然後在選項卡中… 要審查， 點擊 新評論右側空白處會彈出一個對話框，您可以在其中寫下您的筆記。
這些評論不會直接修改文字： 它們就像附在文件上的電子便籤一樣。這對於解釋更正決定、指出可能的歧義或向作者提問非常有用。
當作者回覆或評論不再相關時，即可刪除。若要刪除特定評論，請點擊選取它，然後按方向鍵。 三個點或上下文選單 並選擇選項 刪除貼文 或“刪除評論”。
如果您希望在最後進行清理工作，您可以等到完成審閱後，再從同一個「審閱」標籤中進行清理。 一次刪除文件中的所有批註但首先，請確保沒有未解決的問題。
查看、隱藏和自訂評論，以獲得更舒適的工作體驗。
在篇幅較長或經過多次修改的文件中，文字很容易被各種顏色、底線和對話方塊充斥。在這種情況下， 暫時隱藏部分資訊有助於您更輕鬆地閱讀。.
一個快捷方法是使用“顯示以供審核”選單並選擇 簡單修改 甚至在進行一般閱讀時選擇「不複習」。 品牌識別依然存在，但不會在視覺上造成乾擾。.
另一個非常強大的工具是… 顯示品牌選項您可以停用特定類型的變更（例如格式設定），從而專注於內容本身。這樣可以避免因過多細微修改而產生的「噪音」感。
如果您正在審查一份已更正並退回給您的文件，以下是一個非常實用的策略： 從頭開始審閱，只接受或拒絕你不同意的部分。無需擔心接受其他一切。
當你完成修改並明確哪些內容需要保留與原始文件相同時，就可以使用該選項。 接受對文檔的所有更改 一次性應用所有其他更正。 這樣就避免了每次都要點擊「接受」按鈕。 這樣可以節省你大腦大量的思考時間。
在 Word 中比較同一文件的兩個版本。
除了「經典」的更改追蹤功能外，Word 還包含一個非常強大的功能，稱為 比較它用於檢測乍看之下幾乎完全相同的兩個文件之間的差異。
想像一下，你手邊有一個一週前發送的版本，還有一個版本是別人修改過的，但修改時沒有使用修訂模式。有了這個工具， 您可以產生第三個文檔，Word 會在其中標記兩個文檔之間的變更之處。.
要使用它，請轉到該選項卡 要審查 然後按下命令 比較此時會彈出一個對話框，您必須在其中選擇：
- 被視為 原始文件.
- 該文件將是 修訂文件.
按一下“確定”，Word 將產生一個新文件，其中 所有差異都標明像是透過變更控製造成的。：新增的文字用底線標出，刪除的文字用劃線標出，等等。
螢幕右側可以看到（如果您願意的話）： 原始文件和修訂版本分別顯示在不同的視窗中。這樣你就可以同時處理這三個文件：原始文件、修改後的文件和顯示差異的文件。
如果您在任何時候都沒有看到這兩個側面版本，您可以返回“比較”功能表並使用相應的選項。 顯示來源文檔選擇“同時顯示兩者”。 這樣，你就能始終清楚地看到三個層面：之前、之後和對比。.
專業運用變更追蹤：校對與風格
在出版和校對領域，變更追蹤並非一時興起，而是實實在在的。 職業義務它既用於正字法校正（錯誤、重音、標點符號、樣式規則），也用於 風格校正提案更偏向主觀。
該工具的最大優勢在於： 它們允許作者決定接受哪些提議，拒絕哪些提議。如果校對人員建議為了清晰起見而重新表述整個段落，但你覺得這樣會失去細微差別，那就直接拒絕該具體修改，保留你自己的版本。
同時，原文被劃掉，提案出現在其旁邊，這一事實使得… 作者可以從自己的錯誤中學習。你可以非常清楚地看到問題所在以及它是如何解決的。
通常情況下，專業人員提交的文件會啟用所有變更控制功能： 這樣，客戶就可以逐項檢查已完成的工作。並且可以安心，因為沒有任何修改是「盲目」進行的。
在高度主觀的修改（風格、語氣、段落結構）中，追蹤更改功能也能保護校對人員，因為 要明確指出，這些建議只是建議而已。而作者總是保留最後發言權。
掌握這項 Word 功能不僅可以改進您的文檔， 但它極大地促進了作者、校對人員、翻譯人員以及所有參與修訂過程的人員之間的溝通。一旦你掌握了技巧，你就很少會再回到發送沒有更改追蹤的「原始」簡訊的方式了。
